退職にはさまざまな理由があります。しかしどんな事情があるにせよ、これからの新しい人生を気持ちよく迎えられるよう、感謝の気持ちを込めて前向きで温かい言葉を贈ることが大切です。
ここでは、退職祝いの手紙の書き方と、手紙の文例をご紹介します。
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退職祝いの手紙の基本構成（手紙の順番）
- 頭語
- 「拝啓」「謹啓」「前略」などの挨拶言葉を書きます。
- 親しい相手への手紙を書く際、形式を優先させることで、かえって事務的な印象を与えたり他人行儀でよそよそしい印象を与えたりしかねない場合は、「こんにちは」「〇〇さん」のような書き出しにしても構いません。
- 時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶
- 時候の挨拶とともに、安否の挨拶や感謝の挨拶を書きます。
- 時候の挨拶･･･季節ををあらわす挨拶（例：「新春の候」「寒い日が続きますが」など）
- 安否の挨拶･･･相手の健康状態や近況を聞いたり、自分の近況を知らせる言葉（例：「お元気ですか？」「いかがお過ごしですか？」など）
- 感謝の挨拶･･･日頃の感謝の気持ちを伝える言葉
- お詫びの挨拶･･･長らくご無沙汰しているときは、ご無沙汰を詫びる言葉を書くこともあります。
- 頭語で「前略」を使用するときは、これらの挨拶文は省略します。
- 退職を祝う言葉
- 「ご定年おめでとうございます」「ご結婚おめでとうございます」のように、退職理由にあわせたお祝いの言葉を書きます。
- 「ご定年おめでとうございます」の言い換え表現はこちら
- 退職にあたって伝えたいメッセージ
- 普段は照れくさくて言えない言葉を述べたり、記憶に残っているエピソードを具体的に述べたりして、感謝の想いを伝えます。
- 贈答金品があればその旨を記す
- 別便で贈り物をするときは、別送したことや到着予定日を記します。
- 同梱するときは、手紙の封をせず添え状として同梱します。荷物とは全く関係ない内容の手紙を書いたり、封を閉じた手紙（信書）を同梱したりする行為は違法となるため注意しましょう。
- 結びの挨拶
- 今後の活躍、健康、幸せなどを祈る言葉や、変わらぬお付き合いを願う言葉を書きます。
- 結語
- 「敬具」「草々」「かしこ」などの挨拶言葉を書きます。
- 日付
- 行頭から2文字分ほどあけて、年号と月日を書きます。親しい相手に送る手紙は、月日のみでも構いません。
- 縦書きの場合は、和暦（例：令和〇年）を用い、漢数字で書きます。
- 横書きの場合は、和暦または西暦（例：2000年）を用い、算用数字で書きます。
- 署名
- 行末に、自分の名前をフルネームで書きます。
- 宛名
- 行頭から、相手の名前をフルネームで書きます。
- 名前には必ず「様」などの敬称をつけ、本文や署名より心持ち大きい文字で書きましょう。
- 横書きの手紙は、手紙の冒頭に名前を書きます。
退職祝いの手紙を書くときのポイント
- 退職祝いの手紙には、これまでお世話になったことへの感謝や労いの気持ちを込めて、これからの人生を応援する言葉や幸せを祈る言葉をしたためましょう。
具体的なエピソードを盛り込むと、より感謝の気持ちが伝わり温かみのある手紙になります。 - 自己都合で会社を辞める人へ送別のメッセージを送る場合も、ネガティブな内容は不適切です。説教じみた批判や指摘、アドバイス、プライベートに踏み込みすぎた内容は控え、これからの活躍や幸せを祈る前向きな手紙になるよう配慮することが大切です。
- 目上の人や改まった相手への手紙は「縦書き」にします。
- 親しい相手への手紙は「縦書き」と「横書き」どちらでも構いません。カジュアルな手紙にしたいときは「横書き」にするとよいでしょう。
- 親しい相手への手紙は、前文（頭語、時候の挨拶、安否の挨拶）を省略し、冒頭から祝いの言葉を述べても構いません。
（例：〇〇さん、ご定年おめでとうございます。）
退職祝いの手紙で避けるべき忌み言葉
退職祝いの手紙では、避けた方がよい言葉があります。
縁起が悪いとされる言葉、漢字、表現に注意しましょう。
退職を祝う手紙で避けたい言葉
| 定年退職 | 衰える、終わる、失う、消える、壊れる、崩れる、枯れる、果てる、朽ちる、最後、絶える、倒れる、病む、散る、無くす、負ける、去る、滅びる、負ける、折れる、錆びる、老いる、途切れる、ボケる、弱る、萎える、尽きる、余生、老後、もう若くない、四（＝死）、九（＝苦）、など |
|---|---|
| 結婚退職 |
離婚、離縁、飽きる、終わる、別れる、分かれる、離れる、放す、崩れる、捨てる、絶える、滅びる、切れる、割れる、冷める、去る、逃げる、繰り返す、薄い、嫌う、もめる、再び、戻る、ダメ、四（＝死）、九（＝苦）、など ※ 繰り返すこと（再婚）を連想させる「重ね言葉」にも注意しましょう。 |
| 妊娠・出産による退職 | 流れる、落ちる、ダメになる、消える、失う、弱る、尽きる、切れる、途切れる、滅びる、衰える、破れる、去る、散る、病む、四（＝死）、九（＝苦）、など |
| 独立のための退職 | 倒れる、閉じる、傾く、やめる、壊れる、失う、落ちる、消える、錆びる、潰れる、敗れる、破れる、負ける、滅びる、途切れる、枯れる、中止、取り消し、中途半端、ダメ、四（＝死）、九（＝苦）、など |
送別・激励の手紙で避けたい言葉
| 転職のための退職 | 倒れる、去る、やめる、壊れる、失う、落ちる、消える、負ける、戻る、終わる、取り消し、流れる、崩れる、中途半端、中止、飛ぶ、滅びる、散る、四（＝死）、九（＝苦）、など |
|---|---|
| 介護・看護・病気・ケガによる退職 |
死ぬ、弱る、衰える、苦しむ、終わる、滅びる、枯れる、長い、長引く、続く、消える、落ちる、失う、根付く、寝付く、悪い、折れる、尽きる、崩れる、敗れる、負ける、再び、繰り返す、重なる、追って、まだ、かわいそう、四（＝死）、九（＝苦）、など ※ 繰り返すこと（病気の再発）を連想させる「重ね言葉」にも注意しましょう。 ※ 励ますつもりが、実は相手を傷つけたり落ち込ませたりする言葉にも注意が必要です。 |
| リストラ・社内トラブルなどの意図しない退職 | 負ける、去る、やめる、倒れる、失う、壊れる、消える、終わる、取り消し、流れる、崩れる、飛ぶ、滅びる、散る、折れる、敗れる、次こそ、今度こそ、四（＝死）、九（＝苦）、など |
「お疲れ様でした」も「ご苦労様でした」も、目上の人に使うと失礼になる！？
結論から言うと、「お疲れ様」は目上の人に対して使える言葉です。
しかし、使用する際には少し注意が必要です。
現在のビジネスマナーでは、「ご苦労様」は同等の立場か目下の人に使う言葉で、「お疲れ様」は目上の人を含め身分や立場に関係なく使用できる言葉として広く浸透しています。
この二つの言葉は、どちらも相手を労う（ねぎらう）意味を持つ言葉ですが、「労う」という言葉は目上の人に対して使用すると失礼にあたります。
「労う」の意味は、相手の苦労や努力を称えて慰め感謝することです。
そのため、同じ意味を持つ「お疲れ様」も「ご苦労様」も、本来の意味からすると目上の人に対して使用することは失礼だと感じる人もいるのです。
一方、江戸時代頃までさかのぼると、「ご苦労様」は目下の人から目上の人へ使う言葉として用いられていたことから、「本来、目上の人に対して使う労いの言葉はご苦労様のほうが正しい」と言う人もいます。
現在、「お疲れ様」は相手を労う意味だけでなく一般的な挨拶言葉としても定着していますが、目上の人に使える労いの言葉として現在のマナーが定着し始めたのは20世紀末（1990年代）頃からのことで、比較的新しいマナーです。
若い人よりも年配者の方が「お疲れ様」を不快に感じる可能性が高いため、目上の退職者に書く手紙やメッセージで「お疲れ様でした」を使うべきか迷ったときは、「ありがとうございました」「お世話になりました」などの感謝の言葉に置き換えて書くとよいでしょう。
また、「お疲れ様でした」は、「お疲れ様でございました」とするとより丁寧になります。
退職祝いの手紙の文例
拝啓 春暖の候、○○様にはめでたく定年の日を迎えられました由、心よりお祝い申し上げます。
入社以来、公私共々惜しみないご指導ご助力を賜り、誠にありがとうございました。
日頃から、真摯で情熱に満ちたお姿を拝見いたし良い刺激をいただいておりましたので、職務上でお会いできなくなると思うと非常に寂しくなりますが、どうか今後ともこれまで以上にご指導ご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
○○様のますますのご健勝とご多幸を心よりお祈り致しております。
まずは書中にて御礼かたがたお祝いを申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
山田 太郎
佐藤 正夫 様
拝啓 春光うららかな季節を迎え、○○先生におかれましては、ますますお健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。
久しくご無沙汰いたしまして誠に申し訳ございません。
さて、このたびはつつがなく定年の日をお迎えとのこと、誠におめでとうございます。
○○学校でお世話になった○年間は今でも昨日のことのようにはっきりと思い出されますが、○○先生の熱意あふれるご指導のもと、充実した学校生活を送ることができましたことは、生涯決して忘れません。
厳しくも温かいご指導と叱咤激励のお言葉は、その後の社会生活に大いに役立っており、○年が過ぎた今でも尊敬と感謝の気持ちでいっぱいです。本当にありがとうございました。
つきましては、ささやかながらお祝いの品を別便にてお送りいたしましたので、ご笑納いただければ幸いです。
今後ともご健康に留意され、ますますご活躍されますことを心よりお祈り致しております。
敬具
令和〇年〇月〇日
山田 太郎
佐藤 正夫 様
お父さん、定年おめでとう。
普段は照れくさくてなかなか言葉にできないけれど、この際だから手紙に書きます。
学生だった頃は、親が働くことを当たり前のように感じていたし、反抗ばかりしてたよね。でも、就職して結婚して自分自身が親になって、お父さんのありがたみをかみ締めながら毎日を過ごすようになりました。そして今、○○年間同じ職場で勤め上げたお父さんを、改めて尊敬します。
それから、お父さんを支えながら365日休むことなく働いて家庭を守り続けたお母さんにも、心からのありがとうを言わせてください。
どうかこれからは夫婦の時間を大切に、笑顔の絶えない心穏やかな毎日を過ごしてほしいと願っています。
兄さんたちとも相談して、○月頃には家族全員で集まれる予定なので、盛大にお祝いしましょう。久しぶりの家族団欒、楽しみにしています。
長い間、私たち家族を支えくれてありがとう。本当にお疲れ様でした。
令和〇年〇月〇日
山田 太郎
定年退職を祝う言葉：言い換え表現
○○様にはめでたく定年の日を迎えられました由、心よりお祝い申し上げます。
このたびはつつがなく定年の日をお迎えとのこと、誠におめでとうございます。
本日定年を迎えられましたことを心よりお慶び申し上げます。
長年の任務を無事勤めあげられましたこと、心よりお祝い申し上げます。
このたびは長年のご功労に感謝申し上げますとともに、新生活の門出を心よりお慶び申し上げます。
長年のご功労に敬意を表し、心よりお祝い申し上げます。
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